Op het gebied van organisatorische innovatie van het ontwerpproces is met name een trend waarneembaar naar geïntegreerd ontwerpen (het ontwerpen waarbij er sprake is van een in een vroegtijdiger stadium intensieve samenwerking tussen de diverse ontwerpende partijen). Onze ervaring is dat geïntegreerd ontwerpen in de praktijk zeer lonend kan zijn. Er wordt veel meer ruimte gelaten voor elkaars inzichten waarbij de ontwerpende disciplines gezamenlijk tot één product komen.

Hierbij kan, veel meer dan in het verleden, een ontwerp worden gemaakt dat voldoet aan de eisen van het heden en de toekomst. De rol die wij in het ontwerpproces innemen kan zijn die van participant of primus inter pares binnen het door de opdrachtgever geformeerde ontwerp- of bouwteam.
Het ontwerp van een gebouw kan echter nooit uitsluitend en alleen door de architect gerealiseerd worden. Het ontwerpen van een gebouw, vooral als daar meerdere, maatschappelijke functies in ondergebracht moeten worden, is in hoge mate een proces van informatieverzameling en -verwerking.
Daarbij werken ontwerpers uit vele disciplines, in het belang van opdrachtgever en gebruikers, aan één gezamenlijk eindproduct, een gebouwontwerp.

Ieder project wordt bij LLOX toevertrouwd aan een van de vennoten. De toewijzing gebeurt weloverwogen in functie van de kennis van en de affiniteiten met het betrokken project.

De vijf vennoten van LLOX hebben samen stilaan 100 jaar ervaring met het bouwen van complexe gebouwen als ziekenhuizen. Het zijn hooggekwalificeerde professionelen die hun passie voor architectuur ter beschikking willen stellen van de gemeenschap. Het is deze rolverdeling die de schaal van LLOX achitecten bepaalt: de vennoten willen vóór alles architect zijn, betrokken bij het ontwerpen en het bouwen. Het beheren van een te grote structuur vergt te veel tijd, wat enkel ten koste kan gaan van de hoofdopdracht.

Deze betrokkenheid van de vennoten garandeerde in het verleden een hoge verantwoordelijkheidszin van ons bureau en continuïteit van alle opdrachten.

De projectmanager staat in voor de contacten met de bouwheer op het hoogste beslissingsniveau. Hij leidt het ontwerpproces en is aanwezig op meer dan de tweederde van alle vergaderingen en op alle belangrijke beslissingsmomenten. Hij staat in voor de middelen die ter beschikking worden gesteld van het team. De projectarchitect is zijn rechterhand en pleegt permanent overleg.

De projectarchitect heeft ons inziens binnen het ontwerpteam een integrerende rol. Hij vertaalt alle verzamelde informatie (programma van eisen, uitkomsten gebruikersoverleg, enz…) in een functioneel, ruimtelijk en architectonisch concept dat toetsbaar is, zowel esthetisch, functioneel als financieel. Hierbij worden ingenieurs stabiliteit, ingenieurs technieken en interieurarchitecten uitgedaagd, geprikkeld en gestimuleerd om mee te denken over oplossingen die het concept ondersteunen, realiseerbaar maken.

De projectarchitect is in staat de ruimtelijke consequenties van de door de constructeur en overige adviseurs aangedragen oplossingen te overzien; de architect is met name degene die verantwoordelijk is voor het bewaken en het bouwtechnisch en hoogwaardig uitwerken van de aangedragen oplossingen in het concept.

Naast de inbreng van ingenieurs en adviseurs is het van wezenlijk belang dat ook de opdrachtgever of de door de opdrachtgever aangewezen projectmanager in het geformeerde ontwerpteam een actieve rol speelt. Vroegtijdige betrokkenheid van de opdrachtgever bij de in het ontwerpproces te maken keuzes kan een aanzienlijke versnelling in de voortgang en dus uiteindelijk in de ingebruikname van het gebouw opleveren. Met een actieve rol van de opdrachtgever in het ontwerpteam wordt voorkomen dat in het ontwerpteam gemaakte keuzes teruggedraaid moeten worden, dat door het ontwerpteam geformuleerde ontwerpuitgangspunten en het op basis daarvan uitgewerkte ontwerp moeten worden aangepast.

Dit is een iteratief proces; alle ontwerpende partijen alsmede de opdrachtgever moeten zich medeverantwoordelijk voelen, niet alleen voor hun eigen inbreng, maar ook voor het hele proces waarmee een optimaal gebouwontwerp gecreëerd wordt.

Algemeen geldt dat de participanten binnen het ontwerpteam goede afspraken maken ten aanzien van de demarkatie van werkzaamheden, afgestemd op hun specifieke expertise in relatie tot de opdracht.

Bovenstaande geldt ook voor de in het ontwerpteam participerende opdrachtgever : de participatie en rol van de opdrachtgever in het ontwerpteam dient op eenzelfde wijze afgebakend te worden als die van de overige partijen.

Uit onze jarenlange ervaring met diverse besturen hebben we geleerd dat het communicatieplan afhankelijk is van de interne organisatie van onze cliënten.
De architect moet de verdeling van zijn informatie aanpassen aan de bestaande structuur van de bouwheer. Hiervoor moet het architectenbureau beschikken over een soepele organisatie met één aanspreekpunt per beslissingsniveau van de bouwheer.

Centraal in de communicatie staan de werk- en werfverslagen. Binnen de werkdag na iedere vergadering moet een verslag verspreid zijn.
Het eerste verslag legt de niveaus, kanalen en procedure van de onderlinge communicatie vast. De verslagen bevatten fundamentele informatie zonder herhalingen. Ieder item wordt genummerd, zodat volgende verslagen kunnen verwijzen naar de voorgaande en beperkt worden tot de essentie. In ieder verslag wordt steeds verwezen naar essentiële documenten en hun laatste bijwerking: adressenbestand, uitgewisselde gegevens, plannenlijst, planning, budgetcontrole en openstaande punten.
Essentieel in de vertaling van een (zorg)visie naar een concreet project is het vastleggen van een programma van eisen. Uiteraard is de bouwheer de opsteller van dit programma, toch vertalen wij dit programma ook steeds in een door ons opgesteld dossier :

- het samenstellen van dit dossier laat ons toe alle randvoorwaarden te kennen en de communicatie te optimaliseren.
- het is een essentieel instrument dat de bouwheer toelaat te controleren of zijn visie door de architect correct begrepen is.
- iedere ontwerpfase moet voorafgegaan worden door een verfijning van het programma van eisen, een programma is een element dat moet kunnen evolueren.
- iedere ontwerpfase eindigt met een toetsing aan het programma van eisen.