Een succesvol bouwproces, van beleidsvisie tot realisatie en dus tot beleving, vraagt een specifieke aanpak. Er bestaat dan ook geen gestandaardiseerde aanpak, wel een methodische benadering.
Alleen een goed gestructureerde werkmethode zal de terecht hooggestelde verwachtingen van de opdrachtgever doorheen het proces kunnen beantwoorden. Een verstandige systematische en flexibele benadering stelt het bouwteam in staat tot het einde van het bouwproces aan de oorspronkelijke verwachtingen te voldoen en deze zelfs te stimuleren.

Binnen het samenwerkingsverband wordt één team samengesteld uit ingenieurs en architecten met een belangrijke ervaring in het ontwerpen en opvolgen van de uitvoering van dergelijk project. Het projectteam staat onder de leiding van een projectarchitect die het aanspreekpunt is voor de bouwheer en die binnen het team verantwoordelijk is en blijft voor de kwaliteit van de ontwerpen, de opvolging van het tijdschema, de interne coördinatie en communicatie en het interne en externe buget.

In de fase van de projectdefinitie bespreekt de projectarchitect samen met de projectleider van elke discipline (architectuur, technische uitrusting en stabiliteit) het te realiseren programma met de opdrachtgever. Tijdens deze fase wordt een gedetailleerde projectdefinitie opgemaakt, waarbij de verwachtingen van de opdrachtgever zo goed mogelijk doorgrond worden. In deze projectdefinitie onderscheiden we verder 4 criteria: architecturale kwaliteit, programma van eisen, timing en budgettering. Het eerste criterium definieert een aantal duidelijke voorwaarden waaraan een project moet voldoen om architecturale kwaliteit te bezitten. In het programma van eisen worden de doelstellingen vertaald in te realiseren kwantificeerbare standaarden over de verschillende disciplines heen.

Door middel van een Gant schema wordt een eerste inschatting gemaakt van de planning van de opdracht. Tot slot wordt het budget ondubbelzinnig vastgelegd, eveneens per discipline, zodat de kostprijs van het project kan opgevolgd worden tijdens het volledige ontwerpproces.

Vanaf nu kunnen de voorontwerpen gestart worden. In functie van de omvang en de vooruitgang van het project wordt op regelmatige tijdstippen het hele projectteam rond de tafel gezet om de stand van zaken te evalueren. Indien nodig bespreekt de projectarchitect een aantal zaken met de opdrachtgever. Verschillende ideeën worden daarbij vaak parallel uitgevoerd om flexibeler en sneller te kunnen werken.

Bij het einde van de voorontwerpfase controleert de projectarchitect de conformiteit van het voorontwerp met de projectdefinitie en controleert of er geen overlappingen of hiaten te vinden zijn.
Aansluitend wordt een eerste budgetcontrole uitgevoerd en wordt het voorontwerp -eventueel bijgestuurd- ter goedkeuring en met de nodige toelichting aan de bouwheer voorgelegd.

De goedkeuring en/of opmerkingen van de bouwheer worden opgetekend door de projectarchitect en verwerkt in de aanbestedingsdossiers. Het definitieve ontwerp bestaat uit plannen en details, een bestek, een meetstaat, en een raming en dit opnieuw voor de verschillende disciplines.

De coördinatie van de verschillende disciplines maakt inherent deel uit van deze opdracht. Zo ontstaat een geheel zonder tegenstrijdigheden. De projectarchitect staat permanent in contact met zijn team architecten en ingenieurs en met de bouwheer. Voor zover het nuttig en/of nodig zou zijn, belegt de projectverantwoordelijke de nodige werkvergaderingen met de bouwheer, waarbij indien nodig ook één van de ontwerpers aanwezig is.

Op regelmatige tijdstippen wordt in gestructureerde werkvergaderingen met het volledige projectteam zowel de technische inhoud, de raakvlakken tussen de disciplines, het budget als het tijdschema doorgenomen. Vooraleer het definitieve ontwerp aan de bouwheer wordt overgemaakt, volgt een finale evaluatievergadering van het projectteam.

Om verloren prestaties en dus kosten te vermijden worden eventuele tussentijdse deeldossiers door de projectarchitect voorgelegd om na te gaan of het ontwerpproces verloopt volgens de inzichten van de bouwheer. Zo kan de bouwheer tijdig het ontwerpproces eventueel bijsturen.

Deze fase is van enorm groot belang en is zeer delicaat omdat men moet vermijden dat er bij uitvoering minderwaardig materiaal wordt gebruikt. Voor zover de kwaliteitsniveaus voldoende gedefinieerd werden, heeft het geen zin om offertevragen uit te schrijven op basis van gunningscriteria maar kan resoluut gebruik gemaakt worden van de procedure openbare aanbesteding die in voorkomend geval de beste garanties levert voor kwaliteitsvolle en duurzame installaties.

Na de aanbesteding en de toewijzing aan aannemers is de laatste stap uiteraard de bouwfase. De ontwerper zal maximaal de belangen van de bouwheer behartigen tijdens de uitvoering. Dit betekent dat hij controle zal uitvoeren op de werken op zeer regelmatige basis, zodat de werken worden gerealiseerd volgens de afspraken tussen de bouwheer en de aannemers.

Voor de uitvoeringsfase is het eveneens noodzakelijk om een strikt tijdschema op te stellen voor het lanceren van de verschillende prijsaanvragen, voor het neerleggen van het analytisch verslag met gemotiveerd advies voor toewijzing, de toewijzing zelf en het bevel van aanvang. Uiteraard worden de uitvoeringstermijnen voor de verschillende uitvoerende aannemers eveneens in een logische en chronologische volgorde op een tijdsas uitgezet. De ontwerpers controleren dit tijdschema op geregelde tijdstippen tijdens de werfopvolging en sturen eventuele afwijkingen bij.

Een kritische evaluatie van de uitvoeringsplannen van de aannemer en van de technische fiches van het gebruikte materiaal garandeert de opdrachtgever de kwaliteit die hij vooropstelt. Het komt erop aan geen werken uit te voeren of materiaal te verwerken dat niet op voorhand en op basis van technische fiches werd goedgekeurd. Wat de verwerking van de materialen betreft, is het van groot belang dat vanaf de eerste werfvergadering de kwaliteit van de uitvoering nauwkeurig gecontroleerd wordt en dat de nodige directieven gegeven worden om de kwaliteit te garanderen. De directieven worden genotuleerd in de werfverslagen en gelden als contractuele voorwaarden.

In deze fase wordt wekelijks een werfvergadering belegd met het bouwteam, die voorafgegaan wordt door een werfbezoek waarbij nagegaan wordt of er uitgevoerd wordt volgens de contractuele randvoorwaarden. Op de werfvergaderingen worden de praktische problemen besproken.
Het is naar aanleiding van deze werk- en werfvergaderingen dat de opvolging van de tijdschema’s en de bewaking van het budget gecontroleerd worden. In dit verband worden geen wijzigingen -voorgesteld door de uitvoerende aannemers- aanvaard zonder vooraf de consequenties op budget en tijdschema’s te evalueren. Pas nadat de consequenties voldoende gedefinieerd zijn, kan in samenspraak met de architect en de opdrachtgever een evaluatie genoteerd worden in het werfverslag dat geldt als contractueel deel van de opdracht. Maandelijks worden de vorderingsstaten van de uitvoerende aannemers geverifieerd om na te gaan of ze overeenkomen
met de realiteit.

Voor de voorlopige oplevering worden verscheidene werfbezoeken georganiseerd om na te gaan of de uitgevoerde installaties voldoen aan de contractuele voorwaarden. Bij de voorlopige oplevering, waarbij de projectarchitect en de projectleiders van de verschillende disciplines de opdrachtgever bijstaan, wordt nagegaan in hoeverre voldaan wordt aan de opmerkingen geformuleerd bij de voorafgaande controleonderzoeken. Er kan slechts voorlopig opgeleverd worden als de verwachte resultaten bereikt zijn, de as-builtplans toegeleverd zijn en de eindafrekening voorligt. Bij de voorlopige oplevering moeten eveneens de testrapporten en meetgegevens
gevraagd in het lastenboek, voorgelegd zijn.

Tussen de voorlopige en definitieve oplevering zijn de aangelegde installaties onder waarborg van de uitvoerende aannemer en worden alle defecten en/of bij voorlopige oplevering niet opgemerkte afwijkingen gemeld en genoteerd. Bij de definitieve oplevering wordt nagegaan of voldaan is aan alle opmerkingen die geformuleerd werden tijdens de waarborgperiode.